Referenzen

Hansestadt Lüneburg hat das Wort


Hansestadt Lüneburg

Weichenstellung für die Zukunft im Flächen – und Immobilienmanagement

 

 

Interview mit der Hansestadt Lüneburg, Frau Block:

Kolibri Software:

Frau Block, fast vier Jahre ist es nun her, dass sich Ihre Verwaltung für den Einsatz des Kolibri – Liegenschaftsmanagements entschieden hat. Welche Gründe waren ausschlaggebend für Sie, dieses Thema mit einer neuen Lösung anzugehen?

 

Frau Block, Hansestadt Lüneburg:

Im Umfeld des Neuen Kommunalen Finanzwesens wird es immer wichtiger, Vermögenswerte wie Flurstücke und Immobilien sachgerecht zu verwalten, zu betreuen und zu bewerten, stellen diese doch die Hauptsäulen des kommunalen Vermögens dar.  Dabei stießen wir mit unserer bisherigen Verwaltung und Speicherung der Daten in Standard-Programmen (WORD und EXCEL) an Grenzen.

Die Vielzahl und Komplexität der Aufgaben und Anforderungen in diesem Bereich, wo kaufmännische, infrastrukturelle und technische Prozesse zusammenspielen und ein übersichtliches Ganzes ergeben müssen, ließ sich mit der bisherigen Arbeitsweise, bei der die Daten mit WORD und EXCEL verwaltet wurden, nicht mehr bewältigen.

Wir waren also auf der Suche nach einer ganzheitlichen Lösung, die bei aller Komplexität dennoch für uns realistisch anwendbar und umsetzbar war.

 

Kolibri Software:

Sie haben sich ja sehr eingehend mit der Problematik auseinander gesetzt und viele Verfahren auf Herz und Nieren geprüft, bis sie sich für den Einsatz des Liegenschaftsmanagements von Kolibri software entschieden haben. Was war letztlich ausschlaggebend für den Zuschlag an Kolibri software?

 

Frau Block, Hansestadt Lüneburg:

Wichtige Kriterien bei der Entscheidung für den Einsatz eines Liegenschafts- und Immobilienmanagements sind zum einen Transparenz bei referatsübergreifenden Aufgaben, modularer Aufbau, Schnittstellen zu Finanzwesen, geographischen Informationssystemen usw., zum anderen aber auch einfache und übersichtliche Bedienung und ein komfortables Erfassen bzw. Einlesen von Daten, damit der Einsatz des Verfahrens in einem vernünftigen Zeitrahmen trotz knapper Personalressourcen möglich wird. Die Kolibri – Lösung schien uns diese Anforderungen am besten zu erfüllen.

 

Kolibri Software:

Da sprechen Sie ja ein großes Thema gelassen an: Schnittstelle zu Finanzwesen…

 

Frau Block, Hansestadt Lüneburg:

Ja, das war uns in der Tat sehr wichtig, hätten wir uns doch personell außerstande gesehen, die über 2000 Erbbaurechtsverträge und über 1000 Pachtverträge manuell zu buchen. Die komplikationslose Datenübergabe an unser Finanzwesen INFOMA war daher auch Bedingung für den Auftrag. Erschwerend kam hinzu, dass wir während der Einführungsphase des Liegenschaftsmanagements auf doppische Buchführung umgestellt haben, so dass schon einige Anpassungen und Umstellungen erforderlich waren. Hier wurden wir von Kolibri durch maschinelle Übernahme der kameralistischen Buchungsdaten in die DOPPIK unterstützt und so konnten die Buchungen einwandfrei in unser Finanzwesen eingelesen und maschinell gebucht werden.

 

Kolibri Software:

Softwarekauf – gerade in so wichtigen langfristig angelegten Aufgabenstellungen – ist ja immer auch eine Vertrauenssache in die Kompetenz und praktische Erfahrung des Herstellers, auch was nachfolgende Dienstleistungen wie technische Implementierung, Einführung, Schulung und Betreuung des Verfahrens betrifft. Welche Erfahrungen haben Sie da mit Kolibri software gemacht?

 

Frau Block, Hansestadt Lüneburg:

Gut gefallen hat uns das stufenweise Einführungskonzept von Kolibri.

Nachdem das Verfahren an einem Tag problemlos technisch implementiert wurde, fand zunächst eine Einführung und Organisationsberatung statt, bei der die Weichen für die individuellen Prozesse gestellt wurden und alte bereits vorhandene Daten und Texte eingebunden wurden. Das Verfahren wurde hier sozusagen vor Ort  individuell eingestellt und  auf „lex lüneburg“ maßgeschneidert. Danach fand erst die Schulung der Sachbearbeiter statt. Dies war ein dreitägiger workshop bei uns im Haus, wo am lebenden System quasi „learning by doing“ viele praktische Beispiele eingegeben wurden. Besonders gut hat uns gefallen, dass die Schulung sehr locker und lebendig war bei gleichzeitig hoher praktischer und fachlicher Kompetenz der Referenten, die außerdem sehr viel Geduld mit uns „Einsteigern“ bewiesen.

Für die laufende Betreuung und Hotline steht uns wahlweise unser fester Ansprechpartner der Niederlassung  in Hamburg zur Verfügung, aber genauso helfen die Mitarbeiter der Zentrale in Gilching bei München weiter, wenn nötig. Zusätzlich findet einmal im Jahr eine kostenlose Fachtagung statt, zu der alle Liegenschaftsanwender geladen werden. So sind wir mit dem Hersteller im engen Kontakt, können Fragen und Wünsche besprechen, bekommen zahlreiche Tipps und Tricks aus der Praxis des Verfahrens und haben gleichzeitig ein wichtiges Forum für den internen fachlichen Erfahrungsaustausch mit Kollegen und Kolleginnen. Auch das wird immer wichtiger bei der Innovationsfreudigkeit unseres Gesetzgebers und der damit verbundenen zunehmenden Komplexität des Liegenschaftsmanagements.

 

Kolibri Software:

Frau Block, herzlichen Dank für das Gespräch und weiterhin viel Freude und Erfolg mit Ihrem Kolibri – Liegenschaftsmanagement.

 

 Das Interview führte Monika Sadegor, Prokuristin