Best Practice – Stadt Augsburg berichtet: Moderne Abläufe im Liegenschaftsamt
Interview mit Herrn Forner, Leiter des Liegenschaftsamtes der Stadt Augsburg:
Kolibri software:
Herr Forner, vor nunmehr knapp 3 Jahren begannen Sie mit der stufenweisen Einführung des automatisierten Liegenschaftsmanagements in Ihrem Amt. Was waren seinerzeit die Gründe für den Einsatz einer neuen Softwarelösung?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Bei meinem Amtsantritt waren sämtliche Informationen des Amtes in der unterschiedlichsten Form, teilweise in Papierform, teilweise verteilt in diversen EXCEL-Dateien vorhanden, eine rasche Gesamtübersicht oder detaillierte Auskunft an Dritte oder Beteiligte war mit großem Aufwand verbunden. Es gab keine Möglichkeit der Auswertung bzw. einer übergreifenden Suche ebenso wie keine Kostentransparenz oder Vergleichsbewertungen mit Benchmarking.
Kolibri Software:
Welche Ziele wurden seitens der Stadt bei der Einführung eines neuen Systems verfolgt?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Eine Organisationsuntersuchung führte 2005 zur Notwendigkeit einer Optimierung des Gebäudemanagements zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.
Folgende Ansätze wurden für das kaufmännische Gebäudemanagement verfolgt:
Zentralisierung von Konditionenverantwortung z.B. für
Optimierung von Prozesskosten d.h.
Weiterhin sollten Erwerb/Verkauf, Pachten, Erbbaurechte und Sondernutzungen von Flächen und/oder Immobilien ebenfalls mit dem System verwaltet und berechnet werden können.
Diese Ziele bedingten die Verwaltung sämtlicher Liegenschaftsdaten und –prozesse in einer gemeinsamen Datengrundlage.
Kolibri software:
Wie gestaltete sich die Systemauswahl und Entscheidungsfindung?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Bedingung war, dass das neue System zu der bereits im Einsatz befindlichen System- und Softwareumgebung passt, d.h. auf die vorhanden Datenbanken aufsetzen kann und vorhandene Software nutzen bzw. bedienen kann wie z.B. geographische Informationssysteme (GIS), Finanzwesen und Microsoft-Standardsoftware. Dann wurde ein Pflichtenheft und Anforderungsprofil erstellt, welche Funktionalitäten Bedingung für die Auftragsvergabe sind. Eine Softwarerecherche am Markt, über Internet und durch Befragung adäquater Städte ergaben die Bewerber, die dann zu einer Präsentation ins Haus geladen wurden.
Kolibri software:
Was gab schließlich den Ausschlag, sich für Kolibri software zu entscheiden?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Neben der Tatsache, dass Kolibri software durch Funktions- und Leistungsumfang überzeugte, kamen sehr gute Referenzen hinzu, so hatten sich u.a. der Freistaat Bayern nach europaweiter Ausschreibung und Großstädte wie München und Frankfurt für das System entschieden. Zudem konnte das System an die bereits bestehende Grundstücksverwaltung der Fa. Kolibri software angedockt werden. Damit war eine problemlose Übernahme bereits erfasster Daten möglich. Letztlich konnten wir uns auch auf ausgesprochen gute Erfahrungen mit unserem Softwarepartner in den vergangenen Jahren stützen. Dies gab uns in jeder Hinsicht Sicherheit bei der Entscheidung und der schließlich auf lange Jahre hinaus zu tätigenden Investition.
Kolibri software:
Wie vollzog sich die Einführung des Systems in der Praxis?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Zunächst erfolgte eine Organisationsberatung mit gemeinsamer Strategieentwicklung durch Kolibri software. Manche eingeführten Arbeitsweisen mussten dabei überdacht werden, um das neue System effektiv nutzen zu können. Bei der anschließenden Konfiguration durch Kolibri Software wurde das Programm individuell auf die definierten Aufgabenfelder und Vorgehensweisen angepasst. In einem zweiten Schritt erfolgten dann stufenweise die Einführungsschulungen, wobei die Schulungsinhalte in einer AGENDA mit den Sachbearbeitern abgesprochen wurden. Die Schulung wurde dann in der Verwaltung unter „learning by doing“ mit den Echtdaten durchgeführt. Dies hatte den großen Vorteil, dass sofort ein konkreter Bezug zu den Fällen bestand und vermeintliche Problemfälle gleich gemeinsam gelöst wurden, was von Anbeginn zu guter Akzeptanz bei den Mitarbeitern führte. Zusätzlich wurde ein Stab von zwei sog. „Key-Usern“ gebildet, die als erste Ansprechpartner für die Mitarbeiter und auch für Kolibri Software fungierten und zudem eigene organisatorische Ablaufpläne, Leitfäden und Vorlagen für automatisierte Arbeitsabläufe für die Sachbearbeiter entwickelten.
Kolibri software:
Wie ist der derzeitige Stand des praktischen Einsatzes?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Das Liegenschaftsvolumen der Stadt umfasst ca. 2500 Verpachtungen, Vermietungen und Sondernutzungen, davon etwa 250 Kleingärtenanlagen, 850 Mietwohnungen und Ladengeschäfte, 900 Tiefgaragenplätze und rund 400 Erbbaurechte, zusätzlich verwalten wir 24 Verwaltungsgebäude. Derzeit sind rund 1500 Objekte erfasst, wobei wir mit den arbeits- und veränderungsintensivsten Objekten (Tiefgaragen und Mieten) begannen. Bereits seit 2007 werden sämtliche Betriebskostenabrechnungen mit dem System erstellt. Derzeit werden noch die Landpacht- und Erbbaurechtsverhältnisse und die restlichen Verwaltungsgebäude erfasst.
Kolibri software:
Herr Forner, nach nunmehr 3 Jahren Erfahrung mit dem Kolibri-Liegenschaftsmanagement, welches sind für Sie die wichtigsten Errungenschaften des neuen Systems?
Herr Forner, Stadt Augsburg:
Nun, zunächst einmal dass alle Informationen unmittelbar am Vorgang vorgehalten werden. Damit sind sie schnell, übersichtlich und direkt abrufbar, eine rasche Gesamtübersicht ist somit pro Objekt möglich, auch dem, der nicht täglich mit dem Verfahren arbeitet. Weiter sind Sachdaten und geografische Daten der Objekte bidirektional miteinander verknüpft und können per Mausklick eingesehen werden.
Aufwändige Prozesse und Arbeitsabläufe wie Vertragsanpassungen und Betriebskostenabrechnungen sind weitgehend automatisiert und werden erheblich schneller und mit weniger Personalaufwand vollzogen. Sämtlich angefallene Kosten eines Objektes können transparent dargestellt werden und z.B. bei Verwaltungsgebäuden kalkulatorisch auf die einzelnen Kostenstellen und Ämter verteilt werden. Zahlreiche Auswertungen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Der gesamte Schriftverkehr wird mit WORD aus den einzelnen Vorgängen automatisiert und komfortabel generiert und bleibt chronologisch nachvollziehbar, einschließlich einem Bildarchiv oder Verlinkungen zu anderen Dateien. Der gesamte Schriftverkehr wird jetzt direkt von der Sachbearbeitung erstellt ohne bisherigen Schreibservice. Und last but not least bei Fragen und Wünschen hat sich Kolibri Software als kompetenter flexibler Partner gezeigt, mit dem sich Probleme und Aufgabenstellungen schnell lösen lassen.
Kolibri software:
Herr Forner, herzlichen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns, dass Kolibri-Software so erfolgreich bei Ihnen im Einsatz ist und wünschen Ihnen weiterhin viel Arbeitserleichterung und Erfolg.
Das Interview führte Monika Sadegor, Prokuristin Kolibri software