Stadt Gengenbach im Kinzigtal (11.000 Einwohner):
Start mit Kolibri in ein neues Liegenschaftszeitalter
Petra Echle, Leiterin Liegenschaftsmanagement Stadt Gengenbach (Baden):
Schon seit Jahren wollten wir unsere Liegenschaftsverwaltung neu organisieren und mit neuer leistungsstarker Software ausstatten.
Unsere selbst gefertigte EDV-Lösung mit Excel kam an ihre Grenzen.
Wir suchten eine Softwarelösung die in unser autonomes Konzept passte.
„Autonom“ bedeutet:
Wir haben ein eigenes Rechenzentrum (d.h. wir sind nicht an einem „Kommunalen Rechenzentrum“ angeschlossen), auf der Basis einer SAN-Anlage mit insgesamt 8 „virtualisierten Servern“ mit der Software VMware GSX Server.
Diese Hardwareumgebung ließ uns natürlich bei der Suche nach geeigneter Software einen sehr großen Spielraum. Aus diesem Grund entschieden wir uns bereits im Jahr 2006 für die Fachverfahren der Kolibri software & systems GmbH, nachdem wir von unserer Nachbarstadt Freiburg i. Breisgau gehört haben, dass dort Kolibri bereits erfolgreich in der Praxis eingesetzt wird.
Dann kamen uns allerdings personelle Veränderungen dazwischen, so dass wir erst 2007 durchstarten konnten. Auf der KOMCOM Süd in Karlsruhe im Mai 2007 machten wir alles vertraglich fest, bereits im Juni wurden die Programme mit ALB-Daten implementiert und es fand die erste Organisationsberatung und Schulung statt, so dass wir uns bereits mit den Programmen vertraut machen konnten, die zentrale Flurstücksdatei nutzen und noch notwendige Vorbereitungen und Anpassungen vornehmen konnten. Der zweite Schritt der Schulung erfolgte nach der Sommerpause. Wir konnten nun unsere Vorgänge im Liegenschaftsmanagement einpflegen und erfassen. Dies nahm aufgrund der Datenmenge einige Zeit in Anspruch, so dass wir dazu übergegangen sind, die Verträge nach Aufgabenbereichen zu erfassen. Mittlerweile sind die Mietverträge unseres Eigenbetriebes vollständig erfasst. Die erste Jahressollstellung in unser Finanzwesen C.I.P-Kommunal konnten wir am 09. Januar 2008 erfolgreich durchführen. Wir wenden uns jetzt der Erfassung der Mietverträge der Stadt und der Pachtverträge zu. In einem weiteren Step werden wir dann die Betriebskosten erfassen und nach einer weiteren Schulung auch hiermit in Echtbetrieb gehen.
Besonders gut gefällt uns an unserem Kolibri-Liegenschaftsmanagement, dass per Mausklick alle Informationen auf einen Blick abgerufen und ausgewertet werden können. Somit entfällt aufwändiges Suchen in Karteikästen und Akten.
Für das Einpflegen der Daten muss sicherlich einiges an Aufwand investiert werden, dennoch lohnt sich dies in der Folge, da anschließend jetzt mühselige und zeitaufwändige Aufgaben wie Betriebskostenabrechnung, Auswertungen und Vertragsanpassungen mit ein paar Mausklicks erledigt sind.
Darauf freuen wir uns.