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Neue Wege im Gemeindeverwaltungsverband Eislingen-Ottenbach-Salach


 

 

 

Gespräch mit Amtsleiter des Baurechtsamtes Herrn Rolf Lennartz und sein Stellvertreter Herrn Matthias Dichtl:

 

Kolibri software:

Herr Lennartz, für welche Aufgaben ist der Gemeindeverwaltungsverband eigentlich genau zuständig?

 

Rolf Lennartz:

Nun zunächst mal fungieren wir als untere Baurechtsbehörde für die Gemeinden Eislingen, Ottenbach und Salach mit insgesamt mehr als 30.000 Einwohner. Hinzu kommen Aufgaben wie Gaststättenerlaubnis, Denkmalschutz, Gewerbe- sowie Wasserrecht u.v.m.. Diese Aufgaben nehmen wir nicht nur in betreuender Funktion, sondern als entscheidende Behörde wahr. Fast könnte man sagen, wir haben die Aufgaben eines kleinen Landratsamtes für unsere drei Verbandsgemeinden.

 

Kolibri software:

Seit Beginn des Jahres 2009 haben Sie sich ja nun entschieden, für die Automation dieser Aufgaben eine neue Software einzusetzen. Was waren die Gründe hierfür?

 

Matthias Dichtl:

Wir hatten bislang ein nicht auf WINDOWS und WINWORD basierendes altes Verfahren, deren Handhabung speziell für neue Mitarbeiter nicht mehr dem Stand der Technik entsprach und das seit langem zur Ablöse anstand. Allerdings wollten wir nicht einfach nur Altes mit Neuem ablösen, sondern wir suchten ein Verfahren, das so flexibel ist, dass wir unsere verschiedenen Verwaltungsverfahren damit vollständig abwickeln können.

 

Kolibri software:

Sie haben mir seinerzeit bei der ersten Präsentation ja schon gesagt, bei Ihnen liefe einiges anders als in anderen Genehmigungsbehörden. Können sie hierzu etwas sagen?

 

Rolf Lennartz:

Nun, wir legen z.B. besonderen Wert darauf, dass wir als Dienstleister und Lösungsanbieter für den Bauherrn oder Antragsteller fungieren. Wir legen Wert auf schlanke Verwaltungsabläufe und möglichst wenig Papier. Bei Problemen und Abweichungen setzen wir mehr auf persönliche Gesprächsführung, als auf Akten und Schriftverkehr. Gott sei Dank haben wir als relativ kleine Baurechtsbehörde auch kurze Dienstwege und hohe Entscheidungsbefugnis. So scheuen wir uns auch nicht, unsere Arbeit vom Bauherrn mittels eines Fragebogens bewerten zu lassen, übrigens mit überwiegend positivem Echo, ja wir senden unseren Bauherren sogar Weihnachtsgrüße.

  

Kolibri software:

Bei Ihnen möchte man Bauherr sein…

Welche Gründe waren schlussendlich ausschlaggebend dafür, dass Ihre Wahl auf Kolibri software fiel?

 

Rolf Lennartz:

Zum einen kannten wir das Verfahren, weil das Baudezernat der Stadt Eislingen es bereits im Einsatz hat, zum Anderen konnten wir uns davon überzeugen, dass unsere verschiedenen Arbeitsabläufe – und wir setzen hier auf eine schlanke straffe Verwaltung – individuell abgebildet und konfiguriert werden konnten. Auch die Verknüpfung der Bauakte mit den ALB- und ALK-Daten (GIS) stellt für uns nicht nur eine größere Übersichtlichkeit dar, sondern entlastet uns auch von Erfassungsaufwand. Von Bedeutung war auch, dass die Stadt Eislingen, mit welcher wir netzwerkmäßig zusammenhängen, andere Kolibri-Module anwendet und somit die Möglichkeit besteht als ganzheitliche Lösung grundstücksbezogene Informationen aus verschiedene Sachgebieten unkompliziert zusammenzufassen.

 

Kolibri software:

Wie gestaltete sich die Einführung des Verfahrens und die Einarbeitung Ihrer doch zahlreichen Mitarbeiter?

 

Matthias Dichtl:

Zunächst wurde seitens Kolibri software eine Organisationsberatung auf Entscheiderebene, in dem die Prämissen und Weichen für die gewünschte Arbeitsweise gestellt wurden.

Rolf Lennartz:

Anschließend wurde Herr Dichtl als sogenannter Key-User ausgebildet, um den Echt-Einsatzvorzubereiten und alle Schreiben, Aufgaben, Abläufe und Textbausteine zu konfigurieren und einzupflegen.

Matthias Dichtl:

Zugleich wurde eine Dienstanweisung  erstellt, wobei der künftige Arbeitsablauf Schritt für Schritt als Checkliste dargestellt wurde. Erst nach Abschluss dieser Arbeiten erfolgte dann die eigentliche Einweisung und Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Diese wurde am lebenden System mit aktuellen Bauanträgen durchgeführt, so dass  die tägliche Praxis learning by doing live eingeübt werden konnte. Dies hat sich gut bewährt und  trotz gelegentlicher anfänglicher Ängste und Skepsis („ was kommt da Neues und Schwieriges auf uns zu?!“) wurde das neue Verfahren sehr schnell akzeptiert. Mittlerweile gehört es ganz selbstverständlich zu unserem Alltag.

 

Kolibri software:

Dann kann ich Ihnen nur weiterhin viel Freude und Erfolg wünschen und wir bedanken uns ganz herzlich für das Gespräch.